2022 | 1ª Edição - TEMA: Mudar para melhorar

Participe!

Apresentação

A Caixa de Ideias “Universo Pessoa” é um programa colaborativo e impulsionador da Inovação e Melhoria de Eficiência onde, individualmente ou em equipa (max. 3 pessoas), os colaboradores da Fundação Fernando Pessoa poderão partilhar as suas ideias e conhecimento. Este projeto resultou da análise dos resultados dos questionários de satisfação aplicados aos colaboradores da UFP/ESS e HE, em 2020/21 e 2021/22, respetivamente.

Esta 1ª edição tem como desafio ser inovadora, por forma a obter ideias que contribuam para uma FFP mais eficiente, com melhoria na qualidade dos processos e maior rentabilidade no “Universo Pessoa”.

Pretende-se, através da participação neste concurso, promover uma cultura de evolução permanente, onde os desafios se assumam como oportunidades de crescimento e melhoria na atuação do “Universo Pessoa”, a todos os níveis.

PARTICIPE!

Etapas da "Ideia"

A apresentação da “Ideia” deverá dar resposta às seguintes etapas:

  • 1º Lugar – O Desafio –  Um diagnóstico da situação identificada e as circunstâncias que motivam e que possibilitam um maior entendimento sobre a ideia, complementada com análise SWOT e de benchmarking (e., se a ideia já se encontra implementada noutras entidades).
  • 2º Lugar – A Solução – Uma solução de implementação com definição do âmbito e dos objetivos que se pretendem atingir ((Ex: satisfação de clientes/melhoria da qualidade ou melhoria da eficiência-redução de tempo/melhoria do processo ou incremento de rentabilidade, quer por redução de custos de funcionamento quer por aumento de receitas).
  • 3º Lugar – A Implementação – Descrição do plano de implementação, o tempo previsto para a sua entrada em funcionamento e prazo para obter os resultados esperados.

 

Regulamento

Enquadramento

O Conselho de Administração da Fundação Ensino e Cultura Fernando Pessoa (FFP) aprovou o lançamento de uma CAIXA DE IDEIAS “Universo Pessoa”, com o objetivo de desenvolver e aprofundar a cultura da Instituição e de estimular a identificação permanente de oportunidades de melhoria dos serviços prestados às partes interessadas, nomeadamente clientes e / ou fornecedores de forma a melhorar processos que garantam simultaneamente o incremento da qualidade e / ou a maior eficiência de forma a atingir um ou mais dos seguintes objetivos:

• Satisfação de clientes/melhoria da qualidade;
• Melhoria da eficiência-redução de tempo/melhoria do processo;
• Incremento de rentabilidade, quer por redução de custos de funcionamento quer por aumento de receitas.

A capacidade de resposta e os serviços prestados com qualidade pela FFP são a base para a melhoria da satisfação dos nossos clientes e dos colaboradores.
Acresce que na Carta da Missão da FFP, aprovada pelo Conselho de Administração, refere “ Contribuir para o enriquecimento humano do país, ajudando a formar cidadãos empreendedores, cientificamente bem preparados, culturalmente evoluídos, socialmente empenhados e eticamente comprometidos.” Assim, este comprometimento com o país e os cidadãos deve também estar presente em todo o “Universo Pessoa” de forma a contribuir para o crescimento e fortalecimento da FFP e melhoria contínua do serviço ao “Cliente” como objetivo garantir sempre um trabalho e serviço de excelência.

Como descrito no enquadramento o objetivo é continuar a incrementar a qualidade de serviço e eficiência de processos com redução dos custos suportados ou aumento de receitas.
Cada vez mais a melhoria da qualidade e eficiência do serviço são percecionadas pelos clientes e utilizadores, e dependem também das expetativas criadas sobre o serviço prestado, as suas experiências anteriores e pelas próprias necessidades pessoais.


  • Incentivar a identificação de iniciativas que se traduzam no aumento da qualidade do serviço e / ou a melhoria de processos de forma a simplificar o nosso trabalho -fazendo mais com menores custos- de forma a incrementar a rentabilidade e a qualidade de forma a cumprir a VISÃO da FFP, aprovando e implementando nomeadamente:
    • i) Ideias que possibilitem melhorar processos administrativos;
    • ii) ideias que permitam incrementar a atividade da FFP;
    • iii) ideias que fomentem a captação de novos “clientes” para as atividades desenvolvidas pela FFP;
    • iv) ideias que permitam uma redução dos custos atualmente suportados combatendo o desperdício;
    • v) ideias que, se implementadas, possam aumentar a receita da FFP;
  • É ainda objetivo que esta CAIXA DE IDEIAS possa constituir-se como um incentivo de participação por parte de todos os colaboradores e contribuir para o reforço da equipa pessoana.


Poderão participar na CAIXA DE IDEIAS todos os colaboradores da FFP, exceto os colaboradores envolvidos no processo de avaliação e seleção das iniciativas.

A participação poderá ser realizada individualmente ou em equipa (com um limite máximo de 3 elementos):

  • A candidatura deve ser apresentada através do preenchimento de formulário online 
  • Cada Colaborador ou Equipa poderá participar com a identificação de uma ou mais ideias;
  • Cada Colaborador poderá apresentar uma candidatura individual e, cumulativamente, fazer parte de uma equipa que também participe na iniciativa.




São elegíveis as candidaturas que contenham uma ou mais iniciativas, tendo em vista cumprir um ou mais dos objetivos indicados no número 2 deste regulamento.

As iniciativas apresentadas deverão incluir um “racional de medição” da melhoria esperada, indicando a(s) meta(s) que se pretende(m) atingir no espaço temporal de 1 ano a contar desde a implementação da ideia.

As iniciativas deverão demonstrar o impacto esperado em, pelo menos, um dos seguintes indicadores de qualidade:

  • Índice de Satisfação de Clientes – métrica que visa medir o resultado da implementação da ideia / iniciativa no grau de satisfação dos clientes;
  • Eficiência (redução de tempo) ou melhoria do processo, – de forma a medir a eficiência do processo/atividade se a ideia for implementada;

Incremento da Rentabilidade – indicador de gestão que pretende refletir a redução dos custos incorridos ou o aumento de receitas pela FFP (diretos ou indiretos) resultantes da implementação da ideia / iniciativa proposta.


A Comissão de Avaliação das Iniciativas será nomeada pelo Presidente do Conselho de Administração da FFP, e tem como responsabilidade assegurar que as candidaturas reúnam as condições necessárias, avaliar e priorizar as iniciativas a implementar e garantir que, as soluções selecionadas, apresentem critérios objetivos de medição.

Esta Comissão é soberana nas decisões tomadas até à seleção das iniciativas a implementar.

A decisão sobre a implementação das iniciativas selecionadas cabe à Administração da FFP.


O Programa divide-se em 4 (quatro) fases. Os timings definidos em cada uma delas, deverão ser respeitados na íntegra

» 1.Candidatura.

A primeira fase implica a participação dos colaboradores, individualmente ou em equipa. Posteriormente, será efetuada a validação da Candidatura.

Informação a constar no formulário eletrónico de candidatura:

  • Participação Individual: nome completo, número de empregado, colocação e contactos;
  • Participação de Equipas: nome da Equipa, interlocutor, números dos colaboradores, nomes completos, colocação e contactos de todos os membros da Equipa.

A Candidatura deve incluir ainda:

  • A definição da iniciativa, bem como o detalhe da solução a implementar;
  • Fundamentação do objetivo e respetiva proposta de implementação para o incremento da melhoria esperada;
  • Estimativa devidamente fundamentada da melhoria esperada, incluindo um “racional de medição” para os benefícios identificados na iniciativa.

Os colaboradores ou equipas deverão enviar as suas candidaturas através do preenchimento do formulário de candidatura.


» 2.Avaliação e seleção de candidaturas.

Esta fase contempla a avaliação e seleção das iniciativas.

Os participantes poderão ser contactados pela equipa de seleção, com o objetivo de assegurar clarificar ou especificar alguma dúvidas que possam surgir e para garantir que as soluções reúnem as condições necessárias.

As avaliações das iniciativas consideradas válidas serão efetuadas segundo os critérios de avaliação definidos para o concurso do regulamento e grelha de análise de avaliação (ver ponto 7 do regulamento e grelha de análise de avaliação)


» 3.Aprovação e implementação da iniciativa

Decorrente do processo de seleção, serão propostas ao Sr. Presidente do Conselho de Administração para implementação as iniciativas que a Comissão de Avaliação considere mais relevantes para se atingir os objetivos definidos.

O Colaborador ou Equipa que identificou a iniciativa poderá contribuir e participar no processo de implementação da ideia, se possível, de forma direta ou através do acompanhamento da mesma.


» 4.Premiar o(s) promotor(es) das iniciativas implementadas.

Decorrente do processo de seleção das iniciativas a implementar resultará a atribuição de prémios, de acordo com o modelo de atribuição de benefícios definido no ponto 8 deste Regulamento.

  • Os prémios a atribuir são de natureza financeira (ver ponto 8).

A avaliação das iniciativas pela Comissão de Avaliação será realizada tendo em consideração:

  • Conformidade com a legislação, regulamentos e regras de conduta da FFP;
  • Relevância das iniciativas;
  • Inovação e originalidade na abordagem da iniciativa proposta;
  • Âmbito e aplicabilidade da iniciativa;
  • Adequação da metodologia para a sua concretização;
  • Adequação dos recursos e custos previstos;
  • Impacto para a FFP (Índice de Satisfação de Clientes, Eficiência-Redução de Tempo ou Melhoria de Processos, e Incremento de Rentabilidade.

O pagamento dos prémios, se financeiros, fica sujeito à fiscalidade prevista nas remunerações.

Após a implementação das iniciativas selecionadas, as mesmas serão hierarquizadas tendo em conta o impacto esperado nos indicadores indicados no número 4 (quatro) deste regulamento e serão premiadas conforme tabela infra:

3º Lugar 250,00€ 500,00€
Classificação da iniciativa Apresentação Individual Ideia Apresentação por equipa 3 elementos
1º Lugar 750,00€ 1.500,00€
2º Lugar 500,00€ 750,00€

O pagamento dos prémios ocorre em cerimónia a definir pelo Senhor Presidente do Conselho de Administração, se possível no dia da Universidade.

A Comissão de Avaliação pode ainda, se assim o entender, propor ao Senhor Presidente do Conselho de Administração a atribuir menções honrosas às iniciativas que, pela sua qualidade e mérito, mereçam também ser valorizadas.


Candidatura (1ª Fase) – 15 de outubro a 15 de novembro, 2022
Avaliação e seleção de candidaturas (2ª Fase) – até 31 de dezembro, 2022
Aprovação e implementação da iniciativa (3ª Fase) – janeiro e fevereiro, 2023
Premiar o(s) promotor(es) das iniciativas implementadas (4ª Fase) – junho, 2023


Os Colaboradores participantes garantem a utilização gratuita da informação inerente ao Programa, para uso exclusivo e interno da FFP.


Os colaboradores que participam nesta iniciativa declaram ter conhecimento e aceitar as regras do presente Regulamento.

A resolução de casos ou situações omissas é da competência da FFP.

Grelha de Análise

Para consultar a Grelha de Avaliação, ver aqui

 

Campos obrigatórios candidatura

O formulário deverá ser acompanhado com o documento em PDF, onde deverão constar os seguintes pontos:

1-Nome da Ideia

2-Descrição da Iniciativa (de acordo com o número 4 do regulamento)
Deve ser indicado, resumidamente, qual o objetivo da implementação da ideia (Satisfação dos clientes ou melhoria da qualidade, melhoria da eficiência ou /e aumento da rentabilidade).

3-Desafio
Num breve diagnóstico, deve ser apresentada a situação atual, descrevendo o contexto, a sua envolvência e as limitações existentes de forma a propor a melhor solução para fazer face a esses constrangimentos.

4-Solução
Apresentação detalhada da iniciativa a implementar, as soluções propostas, os constrangimentos que se pretendem resolver e os objetivos a atingir. Sendo imprescindível, uma análise dos  CUSTOS vs BENEFICIOS esperados da FFP com a implementação da ideia. Caso seja pertinente, poderão sempre recorrer a uma análise SWOT.

5-Implementação
Descrever o plano de implementação, o tempo previsto para a sua entrada em funcionamento e o prazo para obter os resultados esperados e indicados

6-Identificação do proponente ou da Equipa (máximo de 3 (três) participantes) 

 

 

 

Ficha de Inscrição

Nome da Ideia(*)

Nome do responsável(*)

E-mail (*)

UFPESSFPHE

Tipo de participante

Participantes envolvidos
1 (um)2 (dois)3 (três)

Por favor envie, em anexo, a "Ideia" num único ficheiro, em PDF, detalhando a mesma de acordo com o regulamento e os critérios de avaliação

Participando neste concurso, autoriza-se a Fundação Fernando Pessoa a utilizar gratuitamente a informação inerente ao Programa, para uso exclusivo e interno. Assim, os colaboradores que participem nesta iniciativa declaram ter conhecimento e aceitar as regras do presente Regulamento.